Контекст
Управлять человеческими и финансовыми ресурсами нелегко: зачастую нет наглядной картины загруженности команды, люди берут отпуска и больничные, планы рушатся, сложно считать бюджет. Менеджеры и руководители используют кучу инструментов для отслеживания цифр и данных, а это отнимает время и силы.
Teams.Select — небольшая сильная команда, разрабатывающая приложение для менеджмента ресурсов. Оно поможет менеджерам распределить работу так, чтобы все сотрудники были равномерно загружены, оставляя свободное время для отдыха или обучения.
Цель
Создать интуитивно понятное и визуально приятное приложение для ресурсного планирования, включающее:
структуру компании, сотрудников и их роли;
планирование и отслеживание бюджета компании;
календарь для распределения времени;
управление клиентами и проектами.
А ещё
Написала подробную документацию по 4 уникальным для продукта интерфейсным решениям:
аллокации на календаре;
модалка создания аллокаций;
кнопка Плюс;
сообщения-инсайты
для них я разработала логику генерации сообщений. Это позволит нам, когда кусочки будут готовы, собирать тексты как конструкторы, автоматически и без искажения смысла.
Как велась работа
Ребята пригласили меня, чтобы я помогла им скорее запуститься: что-то уже было готово, но ключевые функции приложения пока существовали только в виде описания в бэклоге. Их нужно было собрать, проверить, и подготовить к разработке.
После первого созвона я описала примерный скоуп работ на MVP1, разбила его на задачки, оценила время, описала результат, который хочу получить к концу первого подхода, все это утвердила и принялась за работу.
В дальнейшем продуктовый цикл выглядел примерно так же:
дискавери → интервью/опросы → дизайн, основанный на гипотезе → проверка решения → итерации при необходимости.
Исследования
Первым исследованием стал анализ конкурентов: я выписала их наиболее упоминаемые плюсы и минусы, и фичи. Данные нашла на capterra, не стала доверять чатжпт сбор информации, хотелось увидеть самой.
Этот анализ помог нам выявить несколько слабых мест, на которые жалуются пользователи, и учесть это в дальнейшей работе над продуктом. Плюс нужно было определить поточнее целевую аудиторию — отзывы на различных сайтах помогли понять средний портрет пользователя.
Вторым исследованием стало изучение того, насколько хорош наш онбординг, все ли понятно, и сложно ли вообще будет людям начать пользоваться приложением.
Для него я собрала полноценный кликабельный прототип, сформулировала вопросы, а ребята передали ссылки респондентам — реальным менеджерам крупных компаний, которые согласились помочь. Отозвались 4 менеджера, и их ответы и замечания нам очень помогли.
После обработки фидбека я сформулировала решения для озвученных проблем, распределила их по ICE, и получила готовый список задач с выставленным приоритетом.
Приложение
Первой интерфейсной задачей в списке была сборка основной фичи, на которой команда застряла — календаря, на котором менеджер управляет рабочим временем сотрудников.
Я собрала макеты под десктопные разрешения, от 1920 до 1024, и дополнила дизайн-систему.
Заодно написала подробную документацию к плашке аллокации — у нее много состояний, плашки могут пересекаться, и есть контекстное меню, которое также отличается у разных типов плашек.
Дальше нам был нужен хороший, проработанный кликабельный прототип с анимациями, и фидбек от реальных менеджеров, поэтому я взялась за сложный прототип в фигме, в котором даже была имитация передвижения плашек.
Не знаю, сколько там связей, но на него ушло 16 часов чистого рабочего времени, я засекала.
Я написала сценарий, по которому мы будем вести пользователя, собрала экраны и сделала прототип, а ребята попросили знакомых менеджеров пройтись по нему и заполнить форму с опросом.
Следующим шагом стала проработка разных крайних случаев Календаря, например, нетипичного режима работы или разных конфликтов аллокаций: отпуск пересекает запланированный рабочий период, у сотрудника кончается контракт, и так далее.
После Календаря я перешла на метрики, которые важно отслеживать менеджерам. Этот шаг был скорее лишним, потому что реальное понимание нужных метрик мы получим только несколько месяцев спустя, когда будем работать над Экономикой проектов.
Следующей большой фичей было Автораспределение. Это сложная логика под капотом и два клика для пользователя. Я собрала подробные макеты для разных логик, оставила разработчиков спорить о тонкостях реализации, и перешла к следующему шагу — куче таблиц.
Таблицы мои таблицы.
В разделе Отчетов у нас много всего, поэтому нужно было предусмотреть фильтрацию как поиском, так и выбором фильтра, а также сортировкой внутри столбцов.
Кстати, знаете, как провести груминг бэклога с двойной пользой?
Собрать из описания эпиков презентацию для маркетолога
Спустя пару месяцев разработки я принялась за следующий очень большой кусок работы — Экономику проектов.
В нее входит планирование бюджета проекта, определение ключевых метрик и управление ставками сотрудников. Это сложная логика, множество таблиц и подкапотных расчетов.
Хотелось найти баланс между нерд-интерфейсом для тех, кто очень хорошо понимает, как строить экономику бизнеса, и дружелюбным, прощающим ошибки интерфейсом для простых работяг-менеджеров, которых внезапно попросили посчитать наиболее выгодную команду для очередного проекта.
Веб-штуки
После оформления презентации стало понятно, что существующий сайт не отражает всю мощь и сложность приложения. Было решено его освежить, добавить описания и примеры функций, а также Блог — у нас уже появился копирайтер, который начал писать статьи, а значит, и уникальный контент.
Я сделала редизайн сайта, создала несколько анимаций в Райве, и добавила фидбек от первых будущих пользователей, включенных в лист ожидания.
Cобрала страницу блога и примеры статей со всеми необходимыми сущностями, и все ушло в разработку.
Обложки для статей я решила делать в едином стиле, используя простые геометрические формы и понятные метафоры.
Остальное
Помимо макетов, я также готовила документацию по фичам прямо в фигме — подробное описание работы разных кнопок, переключателей, и других интерфейсных объектов. Я очень люблю этот этап работы, потому что он помогает мне разложить все по полочкам и у себя в голове, и у команды, снижает количество вопросов по макетам, и помогает увидеть ошибки в логике до передачи в разработку.
Еще я собрала план исследований, которые мы можем провести, и на основе первого фидбека сформулировала пару гипотез, которые надо будет проверить в будущем.
Ожидания в метриках
Перед запуском MVP мы выбрали целевые метрики, по которым будем оценивать эффективность продукта.
✱ TTP Reduction
Сократить время на составление графика отпусков на год для команды из 5 человек:
с ~2 часов (по опросам) до 20 минут или меньше
Conflict Rate in Allocation
✱ Снизить долю конфликтов отпусков/аллокаций на 3 проектах с 5 сотрудниками в каждом:
с NaN (менеджеры сами не могут посчитать, просто страдают) до <5% пересекающегося времени
UX Satisfaction Score
✱ Получить среднюю оценку UX от менеджеров выше 4.4 из 5 по опросу UX-удовлетворенности (опрос уже подготовлен)
Manual Workload Planning Reduction
✱ Сократить ручное участие в планировании загрузки на будущий месяц минимум на 50% благодаря Автораспределению:
с 3.5 часов в среднем среди всех менеджеров до 1.75ч и менее
Результаты
По ключевым метрикам:
TTP Reduction
Результат: 17 минут в среднем (цель — >20 минут)
✱ Успешно! Цель достигнута — пользователи написали, что теперь процесс можно пройти «за одно утро без боли, главное —добиться от команды примерных дат».
Conflict Rate in Allocation
Результат: 8.7% пересечений (цель — <5%)
✱ Средний результат: число конфликтов снизилось, но не достигло целевого уровня. Причина — просмотрели конфликт, либо где-то подвинули одну аллокацию и все поехало. Планируем ввести напоминания проверять актуальность графика отпусков, улучшить подсветку конфликтов в интерфейсе, и переработать логику редактирования рабочего времени, если у сотрудника где-то запланирован отпуск.
UX Satisfaction Score
Результат: 4.7 / 5 (цель — >4.4)
✱ Отличный результат. Наши золотые респонденты особенно хвалили интерфейс и «ощущение полного контроля» при планировании. Наиболее высоко оценены: визуализация бюджета, короткий путь к началу работы, автораспределение, и плавность интерфейса.
Manual Workload Planning Reduction
Результат: 2.2 часа (цель — >1.5ч)
✱ Частично достигнуто. Автораспределение работает, но пользователи решили хорошенько отредактировать результат. Что ж, еще один намек на скорейшее внедрение ИИ в эту фичу, на одной логике сейчас далеко не уедешь.
Помимо этого:
Проработала 3 полностью функциональных кликабельных прототипа в Фигме для дальнейшей проверки гипотез.
В финальную версию вошло 80 экранов. Отрисовала больше 150.
Запланирован выпуск MVP2 и бета-тест. Сформированы ожидания от MVP1 и отобраны метрики.
В листе ожидания уже 30 человек.
Продумана логика будущих интеграций с Jira, Asana и Trello.
Продукт готов к пилотному запуску.
Еще кейсы
